Автоматизация процесса выставления счетов
Один из сервисов нашей внутренней системы, упрощающий работу менеджеров при составлении отчетов, согласовании рабочих часов и выставлении счетов клиентам.
С развитием нашей компании росло число клиентов, проектов и договоренностей по оплате. В какой-то момент мы поняли, что процесс согласования счетов начал отнимает слишком много времени, что приводило к дальнейшим задержкам оплат.
Чтобы это исправить, мы решили максимально автоматизировать процесс. Для этого сделали:
- Хранилище информации о финансовых договоренностях с клиентами;
- Интеграцию трекера учета рабочего времени с финансовой информацией;
- Автоматическое формирование отчетов о проделанной работе и фактур счетов;
- Интерфейс согласования отчетов и счетов для наших менеджеров и клиентов.
У всех наших сотрудников есть специализации и грейды. Для клиентов в свою очередь задаются версии цен – часовые ставки разных специальностей и грейдов.
Сотрудники отмечают время в таск-трекере Redmine, после чего это время – в привязке к задаче и сотруднику – подтягивается во внутреннюю систему и автоматически попадает в отчет. Отчет доступен нашим менеджерам и клиентам, а после согласования он становится основой счета, фактура для которого также формируется автоматически.
Для контроля за процессом у руководства компании есть дашборд, состоящий из ключевых финансовых цифр и списка статусов счетов для всех клиентов.
